Hoe zet ik mijn ‘Formulieren’ en ‘Formulier beantwoordingen’ zoektermen om in ‘Verslagen’ zoektermen?

Laatste update: 29 november 2022

Dit artikel is alleen relevant voor jou als je ziekenhuis heeft besloten om bij de overgang naar HiX 6.3 zogenaamde ‘maatwerk’ formulieren om te zetten in ‘standard content’ formulieren. Gebruikers van deze ziekenhuizen zullen hier via de mail bericht over ontvangen.

De inhoud van oude ‘maatwerk’ formulieren wordt na de overgang opgeslagen als vrije tekst i.p.v. in tabelvorm. Lees in dit artikel meer over wat ‘maatwerk’ formulieren zijn en hoe de overgang naar vrije tekst eruit ziet. Daarom worden de maatwerk formulieren naar de ‘Verslagen’ categorie van CTcue verplaatst.

In dit artikel vertellen wij je hoe je je zoektermen in CTcue (zo veel mogelijk) aan kan passen om dezelfde patiënten en data te vinden. Daarnaast leggen we uit hoe je zowel oude formulieren met een ‘Verslagen’ term kan doorzoeken, als de nieuwe ‘standard content’ formulieren kan doorzoeken met ‘Formulieren’ en ‘Formulier beantwoordingen’ zoektermen.

1. ‘Formulieren’ zoektermen en bijbehorende filters omzetten in ‘Verslagen’ zoektermen
De meest gebruikte filters die toe te passen zijn op ‘Formulieren’ zoektermen, zijn ook beschikbaar in ‘Verslagen’ zoektermen. Maak dus een ‘Verslagen’ zoekterm aan en stel dezelfde filters in als voor de ‘Formulieren’ zoekterm.

Naam filter ‘Formulieren’	Corresponderend filter ‘Verslagen’
Omschrijving	Verslagtype
Leeftijd ten tijde van gebeurtenis	Leeftijd ten tijde van gebeurtenis
Categorie	-
Specialisme	Specialisme
Afdeling	-
Naam zorgverlener	Naam zorgverlener
Functie zorgverlener	Functie zorgverlener
Startdatum	Verslagdatum

Hieronder een voorbeeld waarbij de filter ‘omschrijving’ bij een ‘Formulieren’ term is toegepast op een ‘Verslagen’ zoekterm (filter ‘verslagtype’).
 

2. ‘Formulieren beantwoordingen’ zoektermen en bijbehorende filters omzetten in ‘Verslagen’ zoektermen
De filters die toe te passen waren op ‘Formulier beantwoordingen’ zoektermen, zijn helaas niet altijd 1:1 te vertalen naar filters die beschikbaar zijn voor ‘Verslagen’ zoektermen. Je zal met bepaalde instellingen in het filter ‘inhoud’ (bij ‘Verslagen’) op zoek moeten naar specifieke formuliervragen of antwoorden op deze vragen.

Hieronder sommen we de mogelijkheden op per ‘formulier beantwoordingen’ filter. Voor alle opties geldt: maak eerst een nieuwe ‘Verslagen’ zoekterm aan.

2.1 Filter ‘Vraag’

1. (optioneel) Vul bij de filter ‘Verslagtype’ de naam van het oude formulier in dat je wilt doorzoeken.
2. Voeg de filter ‘inhoud’ toe.
3. Vul onder ‘bevat één van het volgende’ de volledige tekst van de vraag in.

CTcue zoekt nu in het door jou gespecifeerde oude maatwerk formulier (stap 1) op een bepaalde vraag en laat in de zoekresultaten zien welk antwoord is gegeven op de vraag.

Vergelijking hieronder:
Hoe zien de oude ‘Formulieren’ zoekterm en de nieuwe ‘Verslagen’ zoekterm eruit?



2.2 Filter ‘Tekstueel antwoord’
Het is bij zoeken in verslagen minder goed mogelijk om op een tekstueel antwoord op een specifieke vraag binnen een formulier te zoeken. Dit is afhankelijk van hoe divers de opties zijn die ingevuld worden als tekstueel antwoord.

Optie 1: de tekstuele antwoorden zijn redelijk gestructureerd
Om een beeld te scheppen van “redelijk gestructureerde antwoorden”, staat hieronder een voorbeeld, waarbij we uitleggen hoe je op 1 specifiek antwoord kan filteren.

Formuliervraag:   BIRADS score
Antwoorden:        1 – Normaal mammogram
                            2 – Benigne bevinding
                            3 – Waarschijnlijk benigne
                            4 – Verdachte bevinding
                            5 – Zeer verdachte bevinding
                            6 – Kwaadaardige afwijking

Stel, je wil alleen score 5 en 6 vinden, dan ga je als volgt te werk:

1. Maak een ‘Verslag’ zoekterm aan
2. (optioneel) Open de filter ‘verslagtype’
3. (optioneel) Vul hier de naam van het formulier in waar de BIRADS scores in geregistreerd worden.
4. Open de filter ‘inhoud’.
5. Onder ‘bevat één van het volgende’ vul je het volgende in:
   “BIRADS score: 5 – Zeer verdachte bevinding”
   “BIRADS score: 6 – Kwaadaardige afwijking”

CTcue zoekt nu met een ‘Verslagen’ term op bepaalde formulierantwoorden op een specifieke formulier vraag.

Optie 2: De tekstuele antwoorden zijn niet gestructureerd
Bijvoorbeeld als een zorgmedewerker in vrije tekst, naar eigen inzicht, antwoorden op vragen mag invullen. Denk bijvoorbeeld aan een formuliervraag ‘Beleid’ of ‘Conclusie’ waarbij een medewerker in zijn eigen worden, zonder voor opgelegde regels, mag invullen wat nodig is.

Als dit het geval is, zal je met een ‘Verslagen’ zoekterm niet meer in het antwoord op een specifieke formuliervraag kunnen zoeken. Wat mogelijk is:

1. Open een ‘Verslagen’ zoekterm.
2. Voeg het filter ‘inhoud’ toe
3. Vul onder ‘bevat één van het volgende’ de medische term of synoniemen in waar je op wil zoeken.
4. Zet ‘geavanceerd zoeken in tekst’ aan
5. Vul onder ‘bevat alles van het volgende’ de naam van de formuliervraag in.
6. (optioneel) Open de filter ‘verslagtype’
7. (optioneel) Vul hier de naam van het formulier in dat je specifiek wil doorzoeken.

Met stappen 6 & 7 zorg je dat CTcue specifiek in het formulier zoekt waar je in wilt zoeken.
Met stappen 4 & 5 zorg je dat CTcue alleen door formulieren zoekt waar de gespecificeerde vraag in voorkomt.
Met stappen 2 & 3 zoekt CTcue door de gehele formulierinhoud op de term die jij hebt gespecificeerd.

Had je onder de filter ‘tekstueel antwoord’ filter in de oude ‘Formulier beantwoordingen’ zoekterm al veel verschillende synoniemen zelf gedefinieerd? Deze kan je in één keer naar de filter ‘inhoud’ in de nieuwe ‘Verslagen’ zoekterm importeren.

1. Klik op de ‘importeer inhoud’ knop.
   
   
   
2. Selecteer in het keuzemenu dat zich opent de ‘Formulier beantwoordingen’ zoekterm waaruit je de inhoud wilt kopiëren.
3. Vink eventueel aan of uit welke synoniemen je wel of niet wil kopiëren naar de ‘Verslagen’ zoekterm.
4. Klik op ‘importeren’.
   

2.3. Filter ‘Meerkeuze antwoord’
Eigenlijk ga je hier hetzelfde te werk als bij ‘redelijk gestructureerde antwoorden’ bij ‘tekstuele antwoorden op vragen’, zie hierboven in paragraaf 2.2.

Formuliervraag:   Rookt u?
Antwoorden:        Ja
                            Nee

Stel: je wilt alleen de formulieren vinden waarbij als antwoord ‘ja’ is ingevuld. Ga als volgt te werk:

1. Maak een ‘Verslag’ zoekterm aan
2. (optioneel) Open de filter ‘verslagtype’
3. (optioneel) Vul hier de naam van het formulier in dat je specifiek wil doorzoeken.
4. Open de filter ‘inhoud’.
5. Onder ‘bevat één van het volgende’ vul je het volgende in:
   “Rookt u?: Ja”
6. Als het belangrijk is dat CTcue de leestekens in overweging neemt tijdens het zoeken, sla dan stap 5 over en gebruik onderstaande stappen.
7. Zet het schuifje bij ‘tekst in context’ aan.
8. Vul onder ‘Termen’ “Rookt u?: Ja” in.
   

2.4. Filter ‘Datum antwoord’
Voorbeeld vraag & antwoord: “klachten sinds: 21-03-2021”.

Omdat data nu als vrije tekst opgeslagen worden in ‘Verslagen’, zal je niet meer op een bepaalde tijdsperiode kunnen zoeken. Je kan dus helaas niet meer aangeven dat je op formulieren wilt zoeken waarin bij “klachten sinds” een datum tussen bijv. 01-01-2021 en 31-12-2021 is ingevuld.

2.5. Filter ‘Numeriek antwoord’
Voorbeeld vraag & antwoord 1: “lengte: 185”
Voorbeeld vraag & antwoord 2: “Decubitusscore: 6”

In veel gevallen wordt het lastig om op specifieke waardes te zoeken. Je zal namelijk in een ‘Verslagen’ term onder inhoud alle mogelijke numerieke waardes die je terug wilt vinden, apart moeten definiëren.

Vooral bij gevallen zoals voorbeeld 1 is dit lastig. De numerieke waarde kan hier een groot bereik hebben (de numerieke waardes van lengte in cm kunnen tussen grofweg 15 en 240 cm liggen), vooral als ook nog decimalen gebruikt worden. In dit soort gevallen wordt filteren op waarden hoger dan, lager dan of tussen bepaalde getallen moeilijk.

Het kan dan helpen om met een ‘Metingen’ zoekterm in tekst te zoeken op metingen met een bepaalde waarde. Scroll voor uitleg hierover naar onder naar deel 3 in dit artikel “Zoeken op metingen en numerieke waarden in formulieren die naar ‘Verslagen’ zijn verplaatst”.

In gevallen als voorbeeld 2 kan je makkelijker met een ‘Verslagen’ term filteren op bepaalde numerieke waardes, omdat het bereik van de waardes beperkter is. De decubitusscore volgens de Bradenschaal loopt van 6 tot 23.

Stel je wilt alleen formulieren met decubitusscores vinden van 13 t/m 18, dan ga je als volgt te werk:

1. Maak een ‘Verslag’ zoekterm aan
2. (optioneel) Open de filter ‘verslagtype’
3. (optioneel) Vul hier de naam van het formulier in dat je specifiek wil doorzoeken.
4. Open de filter ‘inhoud’.
5. Onder ‘bevat één van het volgende’ vul je het onderstaande in en je klikt vervolgens steeds op ‘item toevoegen “Decubitusscore ##”’:
   “Decubitusscore: 13”
   “Decubitusscore: 14”
   “Decubitusscore: 15”
   “Decubitusscore: 16”
   “Decubitusscore: 17”
   “Decubitusscore: 18”

Voor de liefhebbers de geavanceerde optie ter vervanging van stap 5 van hierboven, vooral als je lijst met antwoordopties lang is:

1. Maak buiten CTcue een lijst met vraag-antwoord-combinaties, waarbij elke optie steeds door een enter gescheiden is van de volgende optie.
   Decubitusscore: 13
   Decubitusscore: 14
   Decubitusscore: 15
   Decubitusscore: 16
   Decubitusscore: 17
   Decubitusscore: 18
2. Typ bij de filter ‘inhoud’ ‘Decubitusscore: 13’ en klik op ‘item toevoegen “Decubitusscore: 13”’
3. Open de synoniemen lijst voor deze term
   
   
   
4. Kopieer je lijst met vraag-antwoord-combinaties naar het vak onder ‘handmatig toegevoegd’. Klik op ‘Synoniemen toevoegen’.
   

3. Zoeken op metingen en numerieke waarden in formulieren die naar ‘Verslagen’ zijn verplaatst
Het grote voordeel van de verplaatsing van formulierinhoud naar de ‘Verslagen’ categorie: metingen in de vrije tekst van formulieren kunnen vanaf nu door de kunstmatige intelligentie (AI) algoritmes van CTcue gedetecteerd en gestructureerd worden. Je kan daardoor makkelijker zoeken naar en filteren op de uitslag van deze metingen.

Kijk hier voor een lijst met metingen waarop de AI algoritmes apart zijn getraind voor nog betere detectie van deze metingen in tekst. Metingen die niet in deze lijst staan, kunnen nog steeds gevonden en gestructureerd worden door CTcue, maar mogelijk minder efficiënt.

Voorbeeld vraag & numeriek antwoord: “lengte: 185”
Voorbeeld vrije tekst antwoord: “Patiënt heeft met zijn BMI 31 een verhoogd risico op complicaties”

Bovenstaande voorbeelden kunnen door de AI algoritmes van CTcue gevonden worden. CTcue detecteert jouw meting in tekst en vult de genoemde waarde in de tekst in de filter / kolom ‘numerieke waarde’.

Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Maak een ‘metingen’ zoekterm aan.
2. Open het filter ‘herkomst van meting’.
3. Selecteer hier ‘document’.
4. Open het filter ‘naam’.
5. Selecteer hier ‘lengte’ (voorbeeld 1) of ‘BMI’ (voorbeeld 2). Zorg dat “is gelijk aan één van de volgende” is geselecteerd.
   
   
   
6. Open de filter ‘numerieke waarde’.
7. Stel hier de waarde van de lengte of BMI in waar je op wilt zoeken.

4. Ik wil zowel oude ‘maatwerk’ formulieren als nieuwe HiX 6.3 formulieren doorzoeken
Als je op zoek bent naar patiëntendata die zowel voor de overgang naar HiX 6.3 als na overgang in het formulieren is geregistreerd, moet je twee zoektermen combineren. De oude ‘maatwerk’ formulieren doorzoek je met een ‘Verslagen’ term en de nieuwe HiX 6.3 formulieren doorzoek je met ‘Formulieren’ en evt. ‘Formulier beantwoordingen’ zoektermen.

4.1 In de patient finder

1. Maak een groep aan door in het criteria menu op ‘Groep toevoegen’ te klikken.
2. Voeg een ‘Verslagen’ zoekterm toe aan de groep met de knop ‘Term toevoegen’.
3. Stel de filters in al naargelang je behoeften.
4. Voeg een ‘Formulieren’ en evt. ‘Formulier beantwoordingen’ zoekterm toe aan de groep.
5. Stel de filters in al naargelang je behoeften.
6. Selecteer bovenin voor de groep “moeten minstens 1 van de 2 termen hebben”.

4.2 In de data collector

1. Maak een nieuwe Vraag aan.
2. Kies of dit een ‘Enkel resultaat’, ‘Meerkeuze’ of ‘Alle resultaten’ Vraag moet zijn.
3. Voeg een ‘Verslagen’ zoekterm toe aan de groep met de knop ‘Term toevoegen’.
4. Stel de filters in al naargelang je behoeften.
5. Voeg een ‘Formulieren’ en evt. ‘Formulier beantwoordingen’ zoekterm toe aan de groep.
6. Stel de filters in al naargelang je behoeften.
7. Kies bij ‘Resultaat voorkeuren’ of je de nieuwste of oudste resultaten t.o.v. vandaag wil ophalen.
   • Nieuwste: Als voor een patiënt zowel een oud ‘maatwerk’ formulier als een nieuw HiX 6.3 formulier is opgeslagen, wordt het HiX 6.3 formulier geselecteerd omdat dit een recenter formulier is.
   • Oudste: Als voor een patiënt zowel een oud ‘maatwerk’ formulier als een nieuw HiX 6.3 formulier is opgeslagen, wordt het oude ‘maatwerk’ formulier geselecteerd omdat dit een ouder formulier is.